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Rechnungen sind wichtige Dokumente, die man nicht einfach wegwerfen sollte. Aber wie lange muss man Rechnungen aufbewahren? Und welche Rechnungen müssen überhaupt aufbewahrt werden? In diesem Artikel erfährst du alles, was du über die Aufbewahrung von Rechnungen wissen musst.
Warum sollte man Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen sind wichtige Nachweise für den Kauf von Produkten oder Dienstleistungen. Sie dienen nicht nur als Beweis für den Kauf, sondern auch als Grundlage für Garantieansprüche oder Rücksendungen. Darüber hinaus sind Rechnungen auch wichtig für die Steuererklärung. Wenn du selbstständig bist oder eine Firma hast, musst du deine Rechnungen für eine bestimmte Zeit aufbewahren, um sie im Fall einer Steuerprüfung vorlegen zu können.
Welche Rechnungen müssen aufbewahrt werden?
Nicht alle Rechnungen müssen aufbewahrt werden. Grundsätzlich solltest du nur die Rechnungen aufbewahren, die für dich wichtig sind. Dazu gehören zum Beispiel Rechnungen für größere Anschaffungen wie Möbel, Elektronik oder Autos, aber auch Rechnungen für Handwerkerleistungen oder Dienstleistungen wie Friseurbesuche oder Arztbesuche. Kleinere Rechnungen wie Kassenbons oder Quittungen musst du in der Regel nicht aufbewahren.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen hängt von verschiedenen Faktoren ab. Grundsätzlich gilt jedoch: Rechnungen müssen mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Wenn du also eine Rechnung im Jahr 2021 erhalten hast, musst du sie bis Ende 2027 aufbewahren.
Wichtige Ausnahmen:
Rechnungen im Zusammenhang mit Grundstücken müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
Rechnungen im Zusammenhang mit elektronischen Dienstleistungen oder Telekommunikationsdiensten müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
Rechnungen im Zusammenhang mit der Herstellung von Gegenständen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
Wie sollten Rechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen sollten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, an dem sie vor Feuer, Wasser und Diebstahl geschützt sind. Am besten eignet sich dafür ein abschließbarer Ordner oder ein Tresor. Wenn du deine Rechnungen digital aufbewahren möchtest, solltest du darauf achten, dass die Daten verschlüsselt und regelmäßig gesichert werden.
FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Aufbewahrung von Rechnungen
Wie lange müssen Privatpersonen Rechnungen aufbewahren?
Privatpersonen müssen Rechnungen mindestens sechs Jahre lang aufbewahren.
Wie lange müssen Unternehmen Rechnungen aufbewahren?
Unternehmen müssen Rechnungen mindestens zehn Jahre lang aufbewahren.
Müssen Kassenbons aufbewahrt werden?
Kassenbons müssen in der Regel nicht aufbewahrt werden, es sei denn, sie dienen als Nachweis für eine Garantie oder Gewährleistung.
Müssen Rechnungen in Papierform aufbewahrt werden?
Nein, Rechnungen können auch digital aufbewahrt werden, solange sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Wo sollte man Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen sollten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, an dem sie vor Feuer, Wasser und Diebstahl geschützt sind.
Fazit
Rechnungen sind wichtige Dokumente, die man nicht einfach wegwerfen sollte. Je nach Art der Rechnung und deiner Situation musst du sie für eine bestimmte Zeit aufbewahren. Grundsätzlich gilt: Rechnungen müssen mindestens sechs Jahre lang aufbewahrt werden, in einigen Fällen sogar zehn Jahre. Achte darauf, dass du deine Rechnungen an einem sicheren Ort aufbewahrst, damit sie im Fall der Fälle noch verfügbar sind.
